Ta kontroll över dina processer och ställ rätt krav på IT – system och organisation

Varför ska man jobba med processer? Jo - för att du ska ha kontroll hur det ser ut inom din organisation och vad ni håller på med.

När du vet hur ni jobbar och vilken daglig information ni får in så ger det tillfälle att snabbt agera vid förändringar.  Alla verksamheter vid något tillfälle behöver anpassa sig till sin omvärld och de förändringar som sker. Ett par bra exempel är nuvarande pandemi och när GDPR lagen trädde i kraft för några år sedan. Vid båda tillfällen har många branscher gått igenom enormt stora förändringar i hur de ska bedriva sina verksamheter. 

-Vem ska då göra modellering? Modellering är till för alla, stora som små företag. Ingen verksamhet är för liten att modellera, det handlar om hur omfattande behovet är. 

Det finns två typer av modellering: 
Processmodellering och informationsmodellering. 

En processmodell startar med ett behov som man har i verksamhetenDet är en beskrivning av hur en verksamhet arbetar i ett flöde från start till slutDet startar med ett behov och slutar i ett resultat som tillfredsställer behovet. Det finns så klart olika metoder för hur man modellerar och ritar sina processer – men det är bäst att välja EN metod och håll dig till den! I processen är det en fördel att beskriva vem som gör vad – alltså vilka roller som ingår. 

Processkarta: Bilden nedan visar hur kan det se ut när man börjat rita upp sina processer. Den här metoden, kommer från – IRM (Information Resource Management)Processkartan beskriver övergripande verksamhetens processer.  Den är indelad i styrande, affärs och stödjande processer. 

 

Processmodell: Processmodellen är indelad i aktiviteter – Modellen som du ser nedan beskriver ett offertarbete. 

 

Ett sätt att börja kartlägga sina processer är att ta fram processkartan, den övergripande bilden. Om du inte börjar med helheten finns risken att de olika detaljerade processmodellerna inte hänger ihop. Jobba på övergripande nivå - detaljer kommer sen. Lägg inte för mycket tid på det här stadiet - modellen kommer ändå alltid att behöva justeras i efterhand. Börja med att: 

  • Identifiera verksamhets- styr- och stödprocesser 

  • Välj ut en process, exempelvis försäljning 

  • Bilda ett workshopteam 

  • Planera och genomför ett antal workshops 

  • Presentera slutresultatet för berörd verksamhet, ledning etc 

  • Implementera i verksamheten 

 
Vad är då Informationsmodellering? Det är en beskrivning av den information som din verksamhet arbetar med, till exempel i en process. Modellen innehåller information/begrepp som är viktiga företeelser för din verksamhet som kallas för objekt. Objekten har sedan relationer till varandra. För varje objekt beskrivs ett antal egenskaper. 

Hur ser då en informationsmodell ut? 
Nedan har du en enkel informationsmodell över en del av processen för att offerera och ta fram avtal. Objekten ritas som rektanglar och egenskaperna beskrivs i en tabell.  

 

 

Ofta är arbetsgången och avgränsningen samma som för en process men ibland behöver man hitta en annan avgränsningTill exempel om processen är väldigt komplex och väldigt stor. 

 

Vad kan du ha för nytta av modellering? 

  • Alla vet vem som gör vad och hur 

  • Identifiera och korrigera flaskhalsar 

  • Enklare att kompetens överföra 

  • Enklare att introducera nya medarbetare 

Vad kan du använda det till? 

  • Underlag vid upphandling och införande av nytt IT-stöd 

  • Underlag vid konsolidering och anpassning av IT-stöd 

  • Underlag för effektiva integrationer mellan IT-system 

  • Identifiera källdata 

  • Säkerhetsklassning av information 

 

Genom modellering av verksamheten får du koll på läget - förändringsresan blir enklare att genomföra, med god kvalitet! 

Slutbudskap! Vårt medskick till er: 
Tänk på att modellering inte är en engångsföreteelse, modellerna behöver förvaltas och anpassas efter verkligheten om de ska vara användbara
. 

För mer information- kontakta: Michael Carlmatz michael.carlmatz@mindflower.se eller Anna- maria Lindholm anna-maria.lindholm@mindflower.se

 

 

Mer om IT-nära verksamhetsstyrning